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文書専用倉庫


物流倉庫

文書の性格

保存を法的に定められる場合があります。
フロッピー・ディスク・フィルム等に転写できないし、法に定められた保存期間を指定され、一時的に検索・表示・
公開する必要も生じます。司法関係・税務会計関係・許認可書類などが該当します。
例えば耐震偽装の設計書類は所轄官庁でも一定期間を過ぎると保存されておりません。
建物(マンション・ホテル等)の耐用年数が40~50年と長期に亘って使用されていても、文書保管されていない為、
対抗措置はありません。泣き寝入りでしょう。
又、法的に拘束されない一般的な私企業で株式を公開している場合は当然、非公開企業でも、社内文書の保存
には一定のルールを設け、第3者に必要に応じて開示する必要があります。
文書は歴史そのものです。

 
文書の整理

日常的に整理し、絶えず管理されているのが理想です。
これには、マン・パワーが必要で、文書の性格上、担当者以外で精通するのは至難の業です。
担当者は日常業務に忙殺され、文書管理は直近の緊急性が無い為、整理が先送りされ、保存・一時保管・
廃棄等の仕訳ができず、全てが混在します。従って、文書の整理には膨大な後作業が発生し、これが円滑
化を妨げる大きな要因となります。
特に転勤・担当変更がありますと、大きな混乱をもたらします。
文書の整理には担当者個々の意識改革を求められますが、なかなか徹底しないのも現状です。

 
文書のコスト

文書保管・保存にはコストがかかります。
日常的に整理する場合には人件費コストが必要ですし、随時、廃棄する費用も見込まれます。
しかし、トータルコストで云えば、オフィス・スペースの無駄も減りますし、後追い作業による人件費が
かかりませんし、何よりも社内的なモラルがUPします。
あとから整理する、時間に余裕ができたら手掛ける等は、表面化しない経費を内蔵しているのです。
オフィスの賃料を考えれば、日常的に整理整頓がいかに必要か判っていただけます。

 
文書のアウト・ソーシング

前述の理由から文書保管と整理を社内処理するよりも、専業者にアウト・ソーシングして一人当りの生産性・
1坪当りの経済性を追及することが可能となりました。
個人情報保護を考えれば専門業者に委託して、機密保持の徹底とコストダウンを目指すことができます。

※文責 ㈱アーカイブ・ロジスティクス

 


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